Voor alle afdelingen (behalve de afdeling “Kort-Verblijf”) wordt de jongere door de consulent aangemeld bij de centrale wachtlijst van de regio Antwerpen. De consulent bepaalt daar voor welke afdeling de jongere dient opgeschreven te worden. Wanneer er in de desbetreffende afdeling een plaats vrijkomt zal de consulent van nummer 1 op de wachtlijst voor die afdeling worden gecontacteerd. In principe wordt de jongere dan ook opgenomen.
Het zou uitzonderlijk kunnen dat wij menen dat de consulent niet juist gematcht heeft en dat wij ernstige twijfels hebben bij de haalbaarheid van de voorgestelde jongere. In dat geval zal de directie contact nemen met de verwijzer en hieromtrent een overleg organiseren. Afwijzingen zullen altijd schriftelijk gemotiveerd worden aan de verwijzer en de regioverantwoordelijke.
Er kan niet rechtstreeks bij een afdeling of de directie worden aangemeld. Een wachttijd van zes maanden tot en jaar is niet uitzonderlijk.
Binnen de afdeling kort-verblijf worden uitsluitend urgente opnames gerealiseerd. Dit betekent dat er voor deze afdeling geen wachtlijst wordt aangelegd, noch op het niveau van de regio, noch op het niveau van de afdeling. Er wordt dan ook sterk op aangedrongen door de voorziening om slechts te bellen voor een plaats nadat de plaats werd opengesteld door de afdeling. Hiertoe werd volgende procedure met de verwijzers afgesproken: zodra er een plaats vrij komt wordt dit per mail gemeld aan de regioverantwoordelijke, de leidinggevende consulenten en het secretariaat van de sociale dienst bij de jeugdrechtbank en van het Comité voor bijzondere jeugdzorg. Deze zorgen voor de verdere verspreiding. Zodra de plaats werd ingenomen wordt de vrije plaats op dezelfde manier als hierboven afgemeld. Plaatsen zijn niet te reserveren. Een toegekende plaats dient binnen de 48 uur te worden ingenomen.
Voor alle afdelingen (behalve de afdeling “Kort-Verblijf”) worden de jongere en de ouders op kennismakingsgesprek uitgenodigd door de directie. Tijdens dit gesprek geeft de directeur de grenzen en verwachtingen aan van de voorziening. Het is niet de bedoeling dat hier reeds gesproken wordt over de problematiek en reden tot aanmelding. Ouders en jongere kunnen vragen stellen om zich een zo duidelijk mogelijk beeld te scheppen van wat men bij ons kan verwachten. Na de kennismaking volgt er een bezinkingsperiode van minimaal 48 uur waarbinnen de cliënten bijkomende vragen kunnen stellen en/of hun beslissing tot opname kunnen overwegen.
Indien de jongere en de ouders akkoord gaan met de opname volgt het intake gesprek. Dit gaat wederom door in de afdeling. Na het intakegesprek volgt de opname.
Indien de jongere en/of de ouders niet akkoord gaan met een opname binnen Wingerdbloei kan dit in het geval van niet-vrijwillige hulpverlening toch worden opgelegd door de jeugdrechter.
De consulent zorgt voor de overbrenging van de jongere. Het is eveneens mogelijk dat de Jeugdbrigade de overbrenging van de jongere doet.